Sang chiết mỹ phẩm: chuẩn bị thông tin bàn giao và quy cách

Khi thuê sang chiết mỹ phẩm, bạn cần bàn giao thông tin về bán thành phẩm, vỏ chai và mẫu thành phẩm muốn nhận. Mã lô, lượng nạp và cách đóng gói giúp bên nhận xác định đúng công việc phải làm. Chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu cũng giúp hai bên thống nhất phần nào đã bao gồm trong báo giá.

Xác định bên cung cấp bán thành phẩm và vật tư

Lập danh mục nguồn giao, tên, mã, số lượng và tình trạng của bán thành phẩm, chai, nắp, nhãn, hộp. Thông tin lô và tài liệu liên quan cần được xác nhận theo sản phẩm. Đừng mặc định bên nhận có thể nhận mọi loại mẫu hoặc xử lý mọi vật tư bạn gửi.

Hỏi điều kiện tiếp nhận, bảo quản và tài liệu cần có trước khi vận chuyển. Nếu một phần còn thiếu, thống nhất cách xử lý trước thay vì để đến khi hàng đã tới xưởng mới tìm cách bổ sung. Quyền quyết định thay vật tư hoặc điều chỉnh quy cách phải có người phụ trách rõ.

Ghi rõ quy cách cần thực hiện

Gửi ảnh tham khảo kèm mã vật tư, vị trí thực hiện và tiêu chí cần kiểm tra. Các mức dung sai, hao hụt và cách tính cần được thống nhất theo sản phẩm và công việc cụ thể.

Đối chiếu hồ sơ với mẫu đóng gói

Chuẩn bị một mẫu thành phẩm đại diện hoặc mẫu được duyệt theo phạm vi đã thống nhất. Kiểm tra chai, nhãn, hướng đặt và thông tin cùng một phiên bản. Nếu mẫu chưa đầy đủ, ghi rõ phần nào chỉ là minh họa và phần nào đã được chốt.

Hồ sơ cần cho biết thành phẩm sử dụng bán thành phẩm và bộ vật tư nào. Không đổi nhãn để che thông tin lô hoặc biến hàng không rõ nguồn thành sản phẩm có hồ sơ. Phần chịu trách nhiệm sản phẩm và nghĩa vụ pháp lý cần được xác nhận giữa các bên theo quy định áp dụng.

Thống nhất cách nghiệm thu và đối chiếu số lượng

Ghi thời điểm đối chiếu số lượng, cách báo lỗi, cách giữ mẫu và người xác nhận. Khi số lượng nhận, dùng và trả có chênh lệch, cần biên bản theo đơn vị rõ ràng. Không so số chai với khối lượng bán thành phẩm rồi tự kết luận tỷ lệ hao hụt nếu chưa có cách tính.

Nếu nhận đủ số lượng nhưng có mã nắp khác mẫu đã duyệt, bên nhận cần báo người phụ trách xác nhận trước khi dùng. Màu giống nhau chưa có nghĩa nắp có thể thay thế được. Nếu đồng ý thay, hai bên cần kiểm tra lại phần liên quan rồi mới tiếp tục.

Gửi thông tin trước khi yêu cầu báo giá

Khi trao đổi đóng gói, sang chiết mỹ phẩm, gửi danh mục đầu vào và quy cách mong muốn trước khi hỏi giá. Trang quy trình giúp bạn định hình những mốc cần xác nhận theo dự án.

Xem chọn cơ cấu chai và chuẩn bị dữ liệu sản phẩm để hoàn thiện bộ bàn giao. Các bài trong nhóm bao bì và đóng gói cùng trang gia công mỹ phẩm giúp bạn chuẩn bị phần sang chiết cùng kế hoạch sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng vỏ chai do mình cung cấp?

Cần hỏi điều kiện tiếp nhận và đánh giá phù hợp với công thức, thao tác, hồ sơ trước khi gửi.

Đổi mẫu nắp trong lúc làm có đơn giản không?

Phải ghi nhận và được người có quyền xác nhận; có thể cần kiểm tra lại độ kín và thao tác đóng mở.

Chỉ cần đưa tổng số lượng là đủ chưa?

Chưa. Cần quy cách, mã đầu vào, đơn vị tính, tài liệu và tiêu chí giao nhận theo phạm vi thực tế.

Liên hệ ngay để được tư vấn

Tài liệu tham khảo

• FDA: GMP mỹ phẩm: tham khảo kiểm soát đầu vào, nhãn và hồ sơ tại Mỹ, không xác nhận tiêu chuẩn của một bên cung cấp.
• Hướng dẫn PIF ASEAN: tham chiếu dữ liệu cần quản lý theo sản phẩm.